Agency Flow bündelt Anfragen, Besichtigungen, Angebote, Einsatzplanung und Rechnungen in einem System – speziell entwickelt für Entrümpelungs- und Reinigungsunternehmen im DACH-Raum.
CRM steht für Customer Relationship Management – auf Deutsch: Kundenverwaltung. Klingt technisch, ist aber simpel: Es ist das digitale Notizbuch, der Terminkalender und der Rechnungsdrucker Ihres Betriebs in einem.
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen täglich 10 Anfragen über WhatsApp, Telefon und Ihre Website. Ohne System vergessen Sie zwei davon, beim dritten schreiben Sie den Preis falsch auf, und der vierte wartet seit drei Tagen auf ein Angebot – und hat inzwischen die Konkurrenz beauftragt.
Genau das verhindert Agency Flow. Sie sehen auf einen Blick, welche Anfragen offen sind, wer ein Angebot erhalten hat, wer noch nicht geantwortet hat – und das System erinnert Sie automatisch ans Nachfassen.
Zettel, Excel-Listen, WhatsApp-Chats – Anfragen gehen unter, Angebote werden vergessen, Kunden fühlen sich nicht ernst genommen.
Jede Anfrage landet automatisch im System. Sie sehen sofort, was zu tun ist – Ihr Team auch, ohne dass Sie alles einzeln erklären müssen.
Kunden bekommen schneller Angebote, fühlen sich gut betreut und beauftragen Sie öfter wieder. Das ist der direkte Unterschied zu Ihren Mitbewerbern.
Jede Funktion löst ein echtes Problem, das Betriebe ohne System täglich kosten – Zeit, Geld oder Kunden.
Ein Lead ist jede Person, die sich bei Ihnen meldet und noch kein Angebot hat. Studien zeigen: 80 % der Aufträge entstehen erst nach 5 Kontaktversuchen – aber die meisten Betriebe hören nach dem ersten auf, weil sie vergessen weiter zu fragen.
Agency Flow sammelt alle Anfragen – egal ob Webformular, Telefon, WhatsApp oder E-Mail – automatisch an einer Stelle und erinnert Sie automatisch daran, wann ein Kunde noch keine Antwort erhalten hat.
Wer bei einer Entrümpelung den Inhalt falsch schätzt oder bei einer Reinigung die Quadratmeter nicht genau misst, kalkuliert falsch – und macht am Ende drauf oder verliert den Kunden wegen eines überhöhten Preises.
Die mobile App von Agency Flow führt Sie Schritt für Schritt durch die Aufnahme: Fotos, Raummaße, Volumenrechner für Kubikmeter, Checklisten je Auftragstyp. Alles landet sofort in der Akte – kein Notizbuch, das verloren geht.
Kunden vergleichen mehrere Firmen gleichzeitig. Wer als Erstes ein professionelles Angebot schickt, gewinnt in über 60 % der Fälle den Auftrag – selbst wenn der Preis nicht der günstigste ist. Geschwindigkeit signalisiert Professionalität.
Agency Flow enthält fertige Vorlagen für alle gängigen Auftragstypen: Wohnungsauflösung, Bauendreinigung, Glasreinigung, Unterhaltsreinigung. Sie füllen nur noch die Zahlen aus dem Aufmaß ein – das Dokument ist in 2 Minuten fertig und geht per Klick raus.
Wenn Mitarbeiter morgens nicht wissen, wohin sie fahren, wer was mitnehmen soll und welches Fahrzeug frei ist, verlieren Sie täglich eine bis zwei Stunden reine Organisationszeit – pro Team. Das sind bei 3 Teams über 100 Stunden im Monat.
Der Drag-and-Drop-Kalender zeigt alle Einsätze auf einen Blick. Mitarbeiter sehen ihre Aufgaben in der App, Fahrzeuge werden automatisch zugeordnet, und die Routenoptimierung spart bei mehreren Stopps oft 30–45 Minuten Fahrzeit pro Tag.
Der Durchschnittsbetrieb hat 15–20 % seiner Rechnungen länger als 30 Tage offen. Das klingt wenig – aber bei 50.000 € Monatsumsatz sind das 7.500–10.000 €, die Ihnen fehlen, während Sie Löhne und Material vorstrecken.
Agency Flow erstellt GoBD-konforme Rechnungen (das ist die gesetzliche Vorschrift für digitale Buchhaltung) direkt aus dem Auftrag, ohne doppelte Dateneingabe. Zahlungserinnerungen gehen automatisch nach 7, 14 und 30 Tagen raus. DATEV-Export für Ihr Steuerbüro mit einem Klick.
Hausverwaltungen, Bauträger und Immobilienmakler beauftragen immer wieder dieselben Firmen – aber nur, wenn der Ablauf professionell und nachvollziehbar ist. Wer nach dem Auftrag nichts mehr hört, wechselt beim nächsten Projekt den Anbieter.
Im Kunden-Portal sehen Auftraggeber selbständig: Terminstatus, Fortschrittsfotos, fertige Dokumente und Rechnungen. Das spart Ihnen bis zu 20 Telefonanrufe pro Woche ("Wann kommen Sie?", "Haben Sie die Rechnung geschickt?") und hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Agency Flow entstand aus der täglichen Arbeit mit Marketing- und Vertriebspartnern für Reinigungs- und Entrümpelungsunternehmen. Die Plattformen unserer Schwesterprojekte zeigen, woher unser Branchenwissen kommt:
Mit JDK Marketing arbeiten wir täglich mit Entrümpelungsbetrieben an Conversion, Leads und Vertrieb. Diese Erfahrung steckt in jedem Workflow von Agency Flow.
Zur Partnerseite →Reinigungsmarketing.com begleitet Reinigungsfirmen vom ersten Lead bis zum langjährigen Wartungsvertrag. Genau diese Prozesse sind in Agency Flow abgebildet.
Zur Partnerseite →Vom ersten Klingeln bis zur bezahlten Rechnung – ohne Zettelwirtschaft, ohne doppelte Datenpflege, ohne dass etwas vergessen wird.
Jede Anfrage – egal ob Webformular, Telefon oder WhatsApp – landet automatisch im System mit Name, Kontaktdaten, Auftragstyp und Dringlichkeit. Kein manuelles Übertragen, kein vergessener Zettel.
Besichtigungstermin per Klick vereinbaren. Vor Ort alles mit der Mobile-App dokumentieren: Fotos, Maße, Volumen, Checklisten. Alles landet sofort in der digitalen Kundenakte.
Aus der Vorlage ein professionelles Angebot generieren – die Aufmaß-Daten fließen automatisch ein. Kunde unterschreibt digital. Angebot wird mit einem Klick zum verbindlichen Auftrag.
Team einplanen, Fahrzeug zuweisen, Route optimieren. Nach dem Einsatz Stunden erfassen und die GoBD-konforme Rechnung mit einem Klick erstellen und direkt versenden.
Monatlich kündbar – keine Mindestlaufzeit. Alle Pläne enthalten Updates, Hosting auf Servern in Deutschland und deutschsprachigen Support.
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